ねこ株リーマンの資産運用バイブル

20代商社マンが将来わが子に残したいバイブルとして株式投資、資産運用、経営分析、仕事術など世の中の仕組みを配信するブログ。

総合商社が激務はウソ!?年間1280時間の時短仕事術20選

どうも、ねこ株リーマン@alainyd)です!

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今日は総合商社で営業をしているねこ株リーマンが、

「入社4年目で年商150億円/47都道府県/全国250社の仕事を月平均残業10時間/有給消化率100%で1人でこなす」 状況に置かれて編み出した仕事効率化20カ条

を本当は教えたくない門外不出ですが、勢いで教えちゃいます!経理、研究職、教師、フリーランス、学生や主婦など誰にでも共通するエッセンスが凝縮された内容なのでご安心下さい!

はじめに

営業とは一体何だと思いますか。何のために存在するのでしょうか。商談、資料作成、出張、接待、ゴルフ、契約交渉、謝罪、ノルマ、社内承認…

ねこ株リーマンが考える営業とは、この一言に集約されると思います。 

付加価値を生み出すこと 

付加価値さえ生み出すことができれば、足が棒になる営業回り、Excelとのにらめっこ、重くのしかかるノルマ、理不尽な上司、休肝日の無い接待の連続…こんなもの気にする必要は全くありません!残業なんてもってのほかです!蹴散らしちゃいましょう!1秒でも多く自己投資に使いましょう!

話を戻すと、商社(卸売業)であれば安く買って高く売る。製造業であれば安く作って高く売る。顧客のニーズを満たすことができればリターンとして付加価値(利益)が得られます。そんなことは分かっている。どうやってニーズを満たすんだ?どうやって高く売るんだ?そんな声が聞こえてきますが、焦らずに順を追って説明しましょう。

その前に、「総合商社って『トレーディング』をやめて『事業経営』にシフトするんじゃないの?だったら営業よりも投資や経営スキルの方が重要なんじゃないの?」と疑問に思った方、素晴らしい視点をお持ちです。

alaindo.hatenablog.com

ただ実際は事業経営にも営業のエッセンスがたっぷり詰まっています。事業投資先や子会社ではモノやサービスの売り買い(トレーディング)を行っています。営業部長という肩書で出向して出向先でも営業をする、なんてケースも多いです。投資案件を担当する時も、社内外や政府など様々なステークホルダー(利害関係者)との関係構築や交渉を行うというまさに営業そのものという訳です。 

仕事効率化20カ条まとめ

何はともあれ仕事に取り掛かる前に、あらゆる作業を効率化することから始めます。人間が1日に使える集中力(エネルギー)には限りがあること、ねこ株リーマンは残業撲滅派であることから効率化を徹底します。1秒の時短でも貪欲に求めます。

【仕事効率化20カ条】(年間削減時間)

1.持ち物は財布とスマホだけ。カバンは捨てるかメルカリへ。(▲4時間5分)


2.頻出単語・文章はPC・スマホに辞書登録。(▲136時間6分)

3.PC作業はショートカット操作のみ。マウスは捨てる。(▲130時間40分)

4.通話はAirPodsでハンズフリー。固定電話は捨てる。(▲204時間10分)

5.通話は移動中のみ。デスクワーク中は通話禁止。(同上)

6.資料閲覧はiPad。プリンターは捨てる。
(▲8時間10分)

7.報連相は「結論+根拠+具体例/数値」で30秒以内。(▲20時間25分)

8.ランチはピークから30分ずらす。(▲102時間5分)

9.ブラインドタッチをマスターする。(▲163時間20分)

10.一日のルーティンを徹底する。(▲28時間35分)

11.MailBoxは受信箱と削除済BOXとTO DO BOXの3つ。(▲13時間37分)

12.TO DO BOXには5通まで保存可能。

13.AM9−10時半はメールや作業依頼に一切反応しない。(▲367時間30分)

14.1分でできる内容のメールなら即返信。(▲14時間18分)

15.デスク上はPCだけ。ペン立て、書類トレーは捨てる。(▲9時間32分)

16.名刺はSansanに登録したら捨てる。(▲3時間24分)

17.PC上のフォルダにはすべて番号を振る。(▲6時間48分)

18.支払いはキャッシュレス。(▲2時間43分)

19.スマホのアイコン配置を変える。(▲2時間52分)

20.社内の女性陣(事務職)とは徹底的に仲良くする。(プライスレス)

皆さんは何個実践できていますか?効率化20箇条を徹底することで、年間1218時間20分を削減することができます。

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大事なのでもう一度言いますね。

1218時間。約50日。1218時間。50日。1年の約14%に相当。PayPay還元セールなどの比ではない。使ったお金ではなく、費やした時間が14%も還元されるのだ!!

14%はアベノミクス効果を受けた2016年の直近5年の日経225の年平均利回りと同じです。「ときは金なり」とある様に、「効率化20箇条」という投資によって、「50日=1218時間」という驚異的なリターン(付加価値)を得られます。

では、効率化20箇条を細かく見ていきましょう。

1.持ち物は財布とスマホだけ。カバンは捨てるかメルカリへ

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ねこ株リーマンの手荷物はこれだけです。かばんへの出し入れ、かばんとスマホで両手が塞がること、紛失リスク、純粋に重いことが嫌でかばんを持ちません。書類はPDFで取引先に送ります。ペーパーレスですね。

(時短効果)カバンから手荷物の出し入れやものを探す作業に10秒/回x朝晩と出社時・退社時、商談前後の6回/日x245営業日=4時間5分。

2.頻出単語・文章はPC・スマホに辞書登録

「へ」→平素よりお世話になっております。

「よ」→宜しくお願い致します。
「の」→ノー残業株式会社
「ね」→ねこ株リーマン
「めあど」→Alain-do@no-zangyosyosya.com
「じゅうしょ」→東京都中央区銀座⚪︎⚪︎ノー残業ビル
「でんわ」→0123−456−7891
「あ」→有難うございます。

頻出表現や1回で変換されない珍しい名字などがあれば、即辞書登録です!

(時短効果)1フレーズ当たりの削減10秒x200通/日x245営業日=136時間6分

3.PC作業はショートカット操作のみ。マウスは捨てるかメルカリへ

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ねこ株リーマンは新入社員に対して初日に命じました。ショートカット講座だけで別の記事が書けそうなくらい大事です。明日からマウスがメルカリに大量に売りに出されていることを願います。

(時短効果)マウスだと…朝の各アプリケーション立ち上げに20秒/日アプリ切替に2秒/回、切替50回/日で100秒/日エクセル、メール、ワード操作など1日の作業時間を3時間として、経験則的に処理速度5倍。30分で完了するので150分の時短。→合計1920秒/日x245営業日=130時間40分

4.通話はAirPodsでハンズフリー。固定電話は捨てる。

Apple社のAirPods Proは画期的なアイテムです!iPhoneとの親和性抜群でマルチタスクを可能にします。ノイキャン機能はまさに精神と時の部屋。

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(時短効果)通話5分/回x10本/日x245営業日=204時間10分

5.通話は移動中のみ。デスクワーク中は通話禁止。

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ねこ株リーマンは商談、社内会議、出張、後輩指導などに追われ落ち着いてデスクワークをする時間がマジで限られます。1時間/日もあれば良いほうです。集中して提案書や営業戦略を考えるぞ!というときに、姐様の声が聞こえてくるんですよ😭😠🙄

「ねこ株リーマンさ〜ん、サビ残(株)の社畜さんからお電話でぇ〜す❤️」 

あれ、この資料どこまで読んでたっけ。あれ、この計算どこまでやってたっけ。てかもうこんな時間。商談に遅れるぅぅぅぅぅぅぅう。こんな経験ありませんか?断言します。いますぐやめましょう。固定電話捨てましょう。商談移動中の徒歩やタクシーで電話しましょう。

6.資料閲覧はiPad。プリンターは捨てる。

時代はペーパレス化です。紙ではなくPDFを送りましょう。紙の書類を貰ったら即スキャンしてその場で破りすてましょう。Apple pencil必須です。画像8

(時短効果)印刷指示10秒+印刷機への往復30秒+ホッチキス10秒+ファイリング10秒=計60秒/回x2回/日x245営業日=8時間10分

7.報連相は「結論+根拠+具体例/数値」で30秒以内

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上司への報告は型にはめましょう。結論ファースト、30秒以上話さない。新入社員が結論から話さず、30秒以上もだらだら報連相してきたら会話を止めて出直させます。仮に30秒で済む会話を60秒もされたら1人当たり30秒、2人での会話なら60秒、10人での会議なら600秒を無駄にすることになります。

(時短効果)だらだら話すと余分に30秒+聞き手の理解に余分に時間がかかる30秒=合計1分x5回/日x245営業日=20時間25分

8.ランチはピークから30分ずらす。

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ねこ株リーマンの会社は12−13時がお昼休みですが、11時半から早抜けします。ランチタイムの混雑待ちは人生のムダです。満員電車通勤も同じくムダ。

(時短効果)エレベーター待ち時間往復5分+入店待ち10分+オーダー待ち時間10分=合計25分/日x245営業日=102時間5分

9.ブラインドタッチをマスターする

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ショートカット操作と同じくらい大事です。手は常にキーボードのホームポジションに置きます。「F/は」と「J/ま」にくぼみがありますよね?そう、それです。左手と右手の人差し指で乳⚪︎を優しく触るように(略)…こらっ!違いますね、シャンプーボトルのくぼみを触ってコンディショナーと区別するようにですよね❤️

(時短効果)タイピング1日2時間に対して、100文字/分が普通だとするとブラインドタッチで150文字/分。処理速度1.5倍。2時間の作業を80分で、つまり40分の時短x245営業日=163時間20分。

10.一日のルーティンを徹底する

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ねこ株リーマンのルーティンは朝起きて朝ヨガ・瞑想をします。オフィスでは出社と同時にハーブティーを入れて60秒瞑想してから仕事を始めます。このルーティンにより一気に集中力を高めることで作業に集中できない時間を極力減らします。

(時短効果)ルーティンの無い人が作業に集中するのに1分かかるとする。45分集中+15分休憩で集中できる1サイクル。9−17時勤務7時間(除ランチ)で7サイクル。1分/回x7回/日x245営業日=28時間35分。

11.Mailboxは受信箱と削除済BOXとTODOBOXの3つだけ

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メールボックスをやたら細かく分類する人がいます。営業用、予算用、接待用、同僚用、緊急用、重要用、資料用、海外用…分類するだけで日が暮れます。また、コウモリ問題にも直面します。「鳥」と「獣」の2つのフォルダを作るとします。「コウモリ」を受信しました。どちらに分類しますか?重複しますし、悩むだけ時間の無駄です。

メールボックスは3つだけにして下さい。デフォルトで受信箱と削除済BOXは存在するので、TO  DO BOXだけ作成します。

⚫︎受信箱:郵便ポストの役割。対応は3パターン。
   ①読んで不要なら即削除。
   ②読んで必要なら即返信、即削除。
   ③読んで必要だが時間がかかるならTO  DO BOXへ移動。
   ※ショートカット:ctrl + Y(Outlook)
⚫︎削除済BOX:履歴検索用
⚫︎TO DO BOX:作業に10分以上かかるもの。最大5通まで保存可能。 

ねこ株リーマンの受信BOXはいつも空です。受信BOXがメールで溢れていたら仕事が回っていないというバロメーターになります。退社時は必ず空にして帰ります。これは心理的にとても楽になります。

(時短効果)1通当たりのBOX振り分け1秒x200通/日x245営業日=13時間37分

12.TO DO BOXには5通まで保存可能

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6通以上溜まるということは生産性低下のシグナル。作業効率を見直すか打合せをキャンセルして作業時間を取りましょう。あれもこれもやらなくちゃいけないから立ち止まって見直す時間なんてないよ!と思う方は損切り、ロスカットの感覚を身につけましょう。

投資で含み損が一定基準を超えると損切りといってそれ以上の損失拡大を防ぐように、仕事も同じ。作業効率や時間管理、業務量などを見直さない限り、どんどん仕事に忙殺されて生産性は株価のごとく暴落するよ。そして気付いたときには、ストレス、上司からの評価の低下、取引先からの苦情、自信喪失があなたを待ってるの。

13.AM9−10時半はメールや作業依頼に一切反応しない

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朝は一日を通して最もエネルギッシュで集中できる時間帯。このゴールデンタイムを使って最も難しい仕事をこなすのです。経験則として処理速度が2倍かそれ以上。誰にも邪魔されない時間と空間を整えたもの勝ちです。

(時短効果)最も難しいタスクは集中力が途切れ途切れなら180分掛かるところを処理速度2倍で90分で遂行。つまり90分時短/日x245日=367時間30分。

14.1分でできる内容のメールなら即返信

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<効率化20箇条>第11条にもあるように、メールを受信し対応するかしないか迷ったあげく、保留にし、後から見返してまた内容を思い出して返信するとなるとムダのオンパレードです。その場でできる内容なら瞬殺して下さい。

(時短効果)対応するかしないかの迷いで5秒、後から対応する場合の思い出しに5秒の計10秒x200通/日x245営業日=14時間17分30秒。

15.デスク上はPCだけ。ペン立て、書類トレーは捨てる。

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デスクが汚くても仕事ができる人はいます。でもデスクが綺麗で仕事ができない人はあまり見たことがないですね。デスクはその人の頭の中を表すと言います。あらんどぅの部署のやり手の某先輩はラップトップ1台しか置いてありません。いつ異動辞令が出ても動けるように、が彼の整理整頓術のモットーだそうです。

(時短効果)書類探しに10秒+書類山積みによる集中力散漫で10秒=計20秒x7回/日(1時間に1回集中力を欠く)x245営業日=9時間31分40秒

16.名刺はSansanに登録したら捨てる。

Sansan使ってますか?会社が導入してなければ総務に導入させて下さい。紙の名刺を大事に保管していますか?今すぐシュレッダーにポイッ!

(時短効果)Sansan取り込みと名刺フォルダ仕分けは同じ作業時間として、名刺検索時間が5秒差x10回/日x245営業日=3時間24分10秒。

17.PC上のフォルダにはすべて番号を振る

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あなたの家に住所があるように、フォルダにも住所をつけてあげましょう。ファイル検索効率がダンチです!

(時短効果)ファイル探しに10秒/回x10回/日x245営業日=6時間48分20秒

18.支払いはキャッシュレス

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いまだに現金を使っているネアンデルタール人はいないと思いますが、もし使っている人がいたら、財布の中身を全部賽銭箱にブチ込んで下さい。ポイント還元、決済スピード、履歴確認可能、三拍子揃ってます。商社営業のあらんどぅはタクシーや新幹線移動など何かと多いの。だから凄く便利なの。

(時短効果)新幹線EXやタクシーは電子マネやQR決済vs現金決済で時短10秒/件x2件/日x2(往復)/件x245営業日=2時間43分20秒

19.スマホのアイコン配置を変える。

画像20画像21画像22LAUNCHER、ショートカットは絶対に活用して下さい。APPを探す1秒を短縮できます。チリツモ効果絶大です。

(時短効果)1秒/回x6回/1h(10分1回)x7回/日x245営業日=2時間51分30秒

20.社内の女性陣(事務職)とは徹底的に仲良くする

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「お客様は神様」なんて言葉を聞きますがあれは嘘です。

事務職の姐様は神様 

これが真実です。真実はいつもひとつです。自分の母親くらいの年齢の姐様とどう接していいか、機嫌が悪いときは話しにくいし…そんなことどうでもいいです。とにかく自分の彼女や奥さん(愛人)と接するように接して下さい。野球が好きな姐様なら彼女の贔屓球団の試合結果や推しメン(2軍の選手もくまなくです!)の成績をチェックしておき、翌朝話を振るのです。まずはダメな例から。

姐様「(PC)カタカタ」
新人君「(足音)ドタドタ…」「姐様、すみません、あの、取引先からさっき電話があって、先日の単価入力の件なんですけど、単価に誤りがあったから今から修正してくれないかって言われていて、でも決算前だからバタバタしてるって回答したんですけど、でも姐様これ修正してもらうことできますか?」
姐様「…」
新人君「なんか、明日までに修正が必要みたいで、なのでいまから(略)」
姐様「ねえ、新人君、いま私請求書の確認で忙しいの見てわからないの?あとにしてもらってもいい?」
新人君「…」
〜2日後〜
姐様「なにこれ!単価照合しても一致しないじゃない!もう!」
新人君「え?姐様どうしたんですか?」
姐様「あんた、これの営業担当でしょ?なんで単価違うのに教えてくれなかったの?」
新人君「いや、2日前に言いましたけど…」
姐様「忙しいから後にしてって言ったよね?なんで後でもう一度来ないわけ?」
新人君「いや、その…」
姐様「もうこれやだわ。経理にまた怒られちゃう。」
新人君「す、すみません…」
姐様「ほんと、もっと早く言ってよね。迷惑だわ。」
新人君「さぁーせん🤪」

次にねこ株リーマンの実演。

ねこ株「姐様、昨日の試合、2軍の〇〇選手が3の2、1HRの大活躍でしたね!」
姐様「そうなのよ。さすが私の推しメンだわ❤️」
ねこ株「最近は(野球場に)試合観に行ってないんですか?」
姐様「ファンクラブでチケット当たって、今週末観に行く予定なのよ❤️」
ねこ株「そうなんですね!ちょうどエース対決のカードですよね?最高じゃないですか!」
姐様「うふふ❤️」
ねこ株「姐様、そういえば、先日の単価入力の件。ごめんなさい、先方が一桁間違えちゃってて。決算期でお忙しいところ申し訳ないんですが、単価修正していただけたりします…?」
姐様「いいわよ!」
ねこ株「あざまる🙆‍♂️」

おわりに

皆さんは仕事効率化20カ条のうち、何個実践できていましたか?1秒でも時短をして趣味や自己投資、家族との時間に使いたいですよね!

この他にも仕事効率化術があるよー!って読者の方がいたら是非コメント欄で教えね!

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